打印機(jī)是我們?nèi)粘＾k公中常用設(shè)備，每天都要打印、復(fù)印很多資料，打印成本一直是各企業(yè)用戶比較關(guān)注的問題，好的設(shè)備能夠很大程度緩解用戶高印量低成本的需求，那么想要更科學(xué)的降低打印成本，有什么解決辦法呢，今天小編就通過一個(gè)案例，給出合理的方案，讓打印工作更加節(jié)省。

案例：某新媒體運(yùn)營公司，人數(shù)在200人左右，租賃的二手機(jī)，無專業(yè)人員管理，導(dǎo)致公司打印混亂，造成紙張浪費(fèi)，無法有效的控制打印成本，打印機(jī)出現(xiàn)故障問題服務(wù)商上門慢等等問題；現(xiàn)在公司想解決打印成本問題，然后更換新機(jī)租賃，需要定時(shí)保養(yǎng)，培訓(xùn)員工使用打印機(jī)。

首先我們看一下現(xiàn)在常見的幾種打印管理方法：
一、設(shè)立復(fù)印登記制度，復(fù)印進(jìn)行記錄，看起來很正規(guī)；存在的問題是：月底誰來統(tǒng)計(jì)每個(gè)人的使用量，尤其是一個(gè)公司有多臺復(fù)印機(jī)在不同位置，有多個(gè)登記本的時(shí)候，無人管理統(tǒng)計(jì)；

二、每個(gè)使用者設(shè)一個(gè)密碼，存在的問題是：使用者多的時(shí)候，設(shè)置密碼不方便；當(dāng)員工忘記密碼、或離職、或新員工入職時(shí)，變更密碼不方便；另外每臺電腦都要設(shè)置密碼打印，更換電腦時(shí)，會產(chǎn)生設(shè)置的問題；打印、復(fù)印統(tǒng)計(jì)不方便，統(tǒng)計(jì)復(fù)印時(shí)，要到復(fù)印機(jī)那里一個(gè)賬戶一個(gè)賬戶地查看，企業(yè)打印機(jī)多或使用者人數(shù)多的時(shí)候，數(shù)據(jù)可能不真實(shí)，不是很好統(tǒng)計(jì)。

三、每個(gè)部門設(shè)一個(gè)密碼，存在的問題是：使用量、使用權(quán)限無法細(xì)分到個(gè)人；當(dāng)員工調(diào)換部門，部門密碼就需要變更；部門密碼不一定保密，存在一定風(fēng)險(xiǎn)；

四、控制空白復(fù)印紙，存在的問題是：紙是領(lǐng)走了，但打印了什么文件、是否使用了彩色，公司并不知道。每次打印時(shí)要自己放紙，打印機(jī)紙盒也容易損壞。最重要的是為了節(jié)省辦公，如果花在領(lǐng)紙、管紙上的時(shí)間成本、人工成本并不是小數(shù)的話，或許不去管還更省錢。

五、專人管復(fù)印機(jī)，存在的問題是：一年的人工成本多少，如果管理員離開位置，打印機(jī)無法使用時(shí)會造成混亂。

上述5種方法是現(xiàn)在打印機(jī)設(shè)備公司常見的處理辦法，但都不理想，其實(shí)解決復(fù)印打印統(tǒng)計(jì)，并控制使用成本并不復(fù)雜，最好的解決方案是：使用復(fù)印打印管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單位所有的復(fù)印機(jī)和打印機(jī)自動管理和統(tǒng)計(jì)。
復(fù)印、打印、掃描自動管理的好處是：

一、節(jié)省費(fèi)用：每個(gè)人彩色與黑白、復(fù)印與打印的使用權(quán)限可根據(jù)需要個(gè)性化配置，比如禁止彩色復(fù)印或彩色打印的權(quán)限，或設(shè)置印量等。刷卡才能打印出來，避免了打印出文件沒人取或亂取的浪費(fèi)，彩色打印還可以強(qiáng)制用黑白輸出。

二、漫游打印：不裝刷卡的話，發(fā)出打印命令后如果復(fù)印機(jī)/打印機(jī)正在使用，要等用完才能輸出打印件，去取打印件時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)復(fù)印機(jī)/打印機(jī)故障而換設(shè)備打印，容易出現(xiàn)原設(shè)備故障排除后，發(fā)生重復(fù)打印的問題。裝了刷卡后，可到其它復(fù)印機(jī)/打印機(jī)（包括不同品牌）刷卡輸出，重新打印的麻煩和重復(fù)打印的問題，都不會發(fā)生。

三、保密打印：打印件刷卡才輸出，輸出時(shí)間可自由掌握，避免輸出的文件遺留在打印設(shè)備上，造成的泄密。

四、掃描便捷又安全：復(fù)印機(jī)使用刷卡掃描到郵箱時(shí)，不用再在復(fù)印機(jī)上給每個(gè)人設(shè)置一個(gè)郵箱了，刷卡掃描可自動將掃描件發(fā)到軟件使用者帳戶里預(yù)先設(shè)定好的1個(gè)或N個(gè)郵箱，既解決了掃描到共享文件夾時(shí)信息不安全的問題，又解決了傳統(tǒng)掃描到郵箱時(shí)，要在每臺復(fù)印機(jī)給每個(gè)人設(shè)置郵箱的麻煩，和設(shè)置復(fù)雜的問題，以及更換復(fù)印機(jī)要重新設(shè)置郵箱的問題。（傳統(tǒng)掃描到郵箱，人數(shù)多的時(shí)候、員工入職/離職的時(shí)候，設(shè)置或刪除郵箱的工作是不是很繁瑣？供應(yīng)商是不是怕麻煩，而沒有采用比掃描到共享文件夾安全的掃描到郵箱方式？或者沒有全部設(shè)置掃描到郵箱？甚至沒有介紹出租的復(fù)印機(jī)可以掃描？甚至說出租的復(fù)印機(jī)不能掃描？）

五、自動統(tǒng)計(jì)：通過刷卡復(fù)印、刷卡打印，每個(gè)人在不同品牌型號復(fù)印機(jī)、打印機(jī)上的使用量，都自動統(tǒng)計(jì)到系統(tǒng)后臺的賬戶，一張都跑不了，可以方便地按部門印量、個(gè)人印量、月印量、彩色印量、最大用量等條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，成本的細(xì)分不僅能到部門，還能精確到個(gè)人。

六、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確：使用量以系統(tǒng)管理后臺的記錄為準(zhǔn)（掌握在用戶手里），而不是以復(fù)印機(jī)的計(jì)數(shù)器為準(zhǔn)（掌握在服務(wù)商手里），徹底解決租賃或全包服務(wù)中，不良供應(yīng)商虛增使用量（調(diào)高計(jì)數(shù)器）的問題。

七、內(nèi)容監(jiān)控：可監(jiān)控打印的文件名，甚至打印內(nèi)容、復(fù)印內(nèi)容，有效控制私用。

八、防網(wǎng)絡(luò)阻塞：打印采用網(wǎng)絡(luò)共享方式，打印數(shù)據(jù)先傳到服務(wù)器上，刷卡時(shí)才傳到打印機(jī)，不像網(wǎng)絡(luò)打印，打印數(shù)據(jù)直接傳到打印機(jī)上，在打印量大，或瞬間打印量大時(shí)，可能會阻塞網(wǎng)絡(luò)。

復(fù)印打印管理系統(tǒng)適合大多數(shù)企業(yè)，節(jié)約了打印復(fù)印的成本與此同時(shí)解決了打印管理的問題，每一個(gè)公司的具體的情況是不一樣的，需要依據(jù)企業(yè)自身具體的情況去制定出對應(yīng)的復(fù)印機(jī)運(yùn)用策略，達(dá)到節(jié)約辦公成本的計(jì)劃；我們公司做租賃行業(yè)也有23年的經(jīng)驗(yàn)了，專注新機(jī)租賃，不斷的優(yōu)化租賃方案，全心為各企業(yè)解決打印機(jī)成本問題，和多家大型企業(yè)保持長期合作關(guān)系，如果您有需要可以撥打我們的服務(wù)熱線了解更多！