辦公環境中安裝復印機的位置，應注意防高溫、防陽光直射，要保證通風換氣環境良好，平時盡量減少搬動，如要移動的話一定要水平移動，移動過程中不可傾斜。為保證操作，至少應在機器左右各留出90厘米，背面留出13厘米的空間(如機器接有分頁器，大約需要23厘米的距離。)
每天早晨上班后，需要打開復印機預熱一下，時間大概在半小時左右，目的是為了使復印機內保持干燥。平常要保持復印機玻璃稿臺清潔、無劃痕、不能有涂改液、手指印之類的斑點，不然的話會影響復印效果。如有斑點，使用軟質的玻璃清潔物清潔玻璃。如果需要復印書籍等需要裝訂的文件，請選用具有“分離掃描”(split scan feature)性能的復印機。這樣就可以消除由于裝訂不平整而產生的復印陰影。當復印機面版顯示紅燈加粉信號時用戶就應及時對復印機進行加碳粉，如果加粉不及時可造成復印機故障或產生加粉撞擊噪音。加碳粉時，應搖松碳粉并按照說明書進行操作。切不可使用代用粉(假粉)，否則會造成飛粉、底灰大、縮短載體使用壽命等故障，而且由于它產生的廢粉率高，實際的復印量還不到真粉的2/3。
當需要添加復印紙前先要檢查一下紙張是否干爽、結凈，然后前后理順復印紙疊順整齊再放到紙張大小規格一致的紙盤里。紙盤內的紙不能超過復印機所允許放置的厚度，請查閱手冊來確定厚度范圍。
工作下班時要關閉復印機電源開關，切斷電源。不可未關閉機器開關就去拉插電源插頭，這樣會容易造成機器故障。
如果出現以下四種情況，請立即關掉電源，并請維修人員。
A、機器里發出異響;
B、機器外殼變得過熱;
C、機器部分被損傷;
D、機器被雨淋或機器內部進水。
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